Las 3 claves para obtener Conocimiento a partir de tus Datos

La información de una empresa hoy en día es su activo más importante. Dentro de la información con la que trabaja una empresa, hay distintos niveles, resumidos en la jerarquía DIKW, que deben ser conocidos para saber qué permiten obtener y cuáles son sus limitaciones. Pero no sólo es importante conocerlos, sino también saber cómo alcanzar cada uno de ellos en un proceso que termina con el objetivo de tomar las mejores decisiones para el futuro de la empresa.

Jerarquía DIKW (Data, Information, Knowledge, Wisdom)

A lo largo de los años he tenido varias conversaciones con clientes sobre la diferencia entre datos, información y conocimiento. Quizá en los datos es algo más evidente, pero la mayoría de gente confunde entre el segundo y tercer término, haciéndolos sinónimos en la mayoría de las situaciones. La realidad es que uno es el origen de otro, siendo dos fases en el proceso de adquisición de conocimiento.

En las teorías del conocimiento existe una conocida como Jerarquía DIKW, que intenta estructurar y explicar cómo la información pasa por un proceso en el que, empezamos teniendo datos aislados; y terminamos adquiriendo un cierto nivel de sabiduría partiendo de estos datos.

Datos, información, conocimiento y sabiduría

Los datos son definidos como símbolos, signos, estímulos, señales,… y representan el nivel más bajo en la pirámide. En el mundo IT podrían representar los hechos que quieren ser tratados en el sistema.

La información sería el siguiente escalafón en la pirámide y se genera por un proceso de deducción que parte de datos y genera información útil que permita responder a las preguntas del tipo qué, cómo, quién, cuándo,… Como ejemplo en el mundo IT se podría tener la generación de una salida de información de un sistema que ha sido alimentado con datos.

Una vez obtenida la información, se continua con un proceso de estructuración, organización, agregación y aplicación que termina generando un conocimiento que puede ser reutilizado. En el caso IT, la agregación y agrupación de información para ser explotada según distintos ejes de análisis.

Por último, la aplicación y análisis del conocimiento alcanza el nivel de sabiduría que permite no sólo reutilizar el conocimiento sino aplicarlo de la mejor manera posible en el futuro. Como por ejemplo hacer una previsión basándose en el conocimiento histórico.

De la teoría a la práctica

Una vez planteado todo esto, uno se hace la pregunta: ¿Y qué tiene esto que ver con mi empresa u organización?. Sencillo. En el mundo actual, la información (entendiéndose como un todo, no como uno de los peldaños de la pirámide) es el bien más valioso que tiene una empresa. Por tanto, cuánto más alto se logre llegar en la pirámide, mejor y más valioso conocimiento se tendrá para la toma de decisiones en la empresa.

Vamos a ver un ejemplo concreto para entender cómo de importante es tener un buen sistema IT para poder explotar la información.

Imaginemos una empresa que vende un producto o servicio. Lo normal es que tenga algún tipo de sistema informático, bien sea global como un ERP bien sea toda una serie de programas a lo largo de la empresa; que le permita registrar toda la información referente a su actividad. Esta información se registra en una Base de Datos y en ese momento pasan a considerarse datos que pueden ser explotados en una manera muy primitiva, conociendo únicamente: total de un pedido, fecha, productos vendidos, etc.

Si en esa base de datos se hicieran procesos de agregación básicos, podríamos convertir esos datos en información como cuánto hemos vendido en un día, a qué clientes o qué productos. Esta información tiene más utilidad que los datos, pero sigue presentando un análisis muy limitado de cómo están funcionando nuestras ventas.

El siguiente paso sería unir toda la información generada por la empresa (con sus distintos sistemas) y realizar un proceso ETL (del inglés, Extracción, Transformación y Carga) para guardar la información en un Almacén Central de Datos (Data Warehouse en inglés). Este proceso extraería la información de cada base de datos particular, la normalizaría, corregiría y enlazaría para terminar cargándola en una base de datos donde se guarda toda la información histórica de la empresa. De esta manera podríamos cruzar los datos de ventas con los de almacén para ver si tenemos que pedir algún producto a nuestro proveedor porque nos hemos quedado sin existencias. Además, podríamos conocer la evolución de ventas de un producto para saber si sigue mereciendo la pena venderlo o incluso tenerlo guardado en el almacén generando coste de almacenaje (para lo que se podría aplicar un análisis ABC sobre el producto). Este tipo de información es a lo que llamamos conocimiento. Y el conocimiento nos permite tomar decisiones mucho más relevantes, acertadas y cercanas a la realidad que las que podríamos tomar con la mera información de ventas.

Pero además, dando un salto cualitativo, podríamos comparar todo el histórico de ventas de un producto en los últimos cinco años y hacer una estimación de cuánto se venderá ese producto en los próximos meses o años. O, viendo que las ventas van por debajo de los objetivos en curso, hacer algún tipo de análisis what-if (del inglés, análisis especulativos del tipo y-si) asumiendo un descenso del 10% de las ventas este año para saber cómo quedará mi inventario y si quizá no tenga que realizar más compras a mis proveedores durante el periodo. Aquí hemos llegado a la cúspide de la pirámide que es la sabiduría; que nos permite no sólo analizar información pasada sino también aplicarla a los objetivos futuros.

Las 3 claves

Como resumen y como ideas clave del artículo, las tres claves para obtener Conocimiento y Sabiduría a partir de tus Datos:

1. Los datos son el elemento básico para la toma de decisiones en tu empresa. Digitalizar los procesos manuales y usar sistemas automáticos y aplicaciones empresariales, son el primer paso para obtener los datos que posteriormente se van a analizar.
2. La información extraída de los datos, te permite contestar preguntas como cuánto hemos vendido en un día, a qué clientes o qué productos. Utilizar un sistema adecuado de presentación y visualización de la información, en las formas de Reporting, Análisis Interactivo, Cuadros de Mando o Paneles Interactivos es la clave para obtener dicha información.
3. El conocimiento y la sabiduría se alcanzan cuando somos capaces de obtener relaciones cruzadas entre distintas fuentes de información, cuando somos capaces de hacer un análisis predictivo con nuestra información o cuando podemos simular qué ocurriría si (what-if) se modificaran ciertos parámetros de nuestro negocio. Utilizar un Almacén Central de Datos y aplicar sobre los mismos relaciones cruzadas y procesos de estimación y minería del dato es la clave para una toma de decisiones más acertada.